Alates eelmise aasta novembrikuust saavad kõik kutsekoolid kõigil kutsealadel kutseeksamile registreeruda ainult e-halduskeskkonna kaudu. Selle kasutusele võtmine on lihtsustanud eksamite korraldamist ja parandanud info liikumist. 

Kutseeksamite e-halduskeskkond on kutseandjate ja kutseõppeasutuste jaoks mõeldud kutseregistri infosüsteemi osa, mis võimaldab korraldada kutseeksameid ja talletada eksamitulemusi. Kasutajate hinnangul on uus keskkond teinud kutse andmise senisest sujuvamaks, kiiremaks ja läbipaistvamaks.

Süsteemi arendamist vedanud kutseregistri juhataja Anu Mälgand selgitas, et kutseeksamite korraldamisel oli väga palju n-ö käsitööd. Värske arendusega loodi veebikeskkond, kus mitmed toimingud on automatiseeritud. 

VoCo toiduainete tehnoloogia osakonna juhataja Merle Truupõllu hinnangul on praegune ja endine eksamihaldus nagu öö ja päev. Uues keskkonnas pole koolilõpetajal vaja dokumente esitada, õpilaste andmed on juba süsteemis sees ning kool saab esitada koondtaotluse kõikide õppurite kohta korraga.

Uue keskkonnaga on rahul ka kutseandjad. Autokutseõppe liidu assistent Kristina Kurotškina tõi välja, et tänu haldussüsteemis toimuvale dokumendiringlusele kutsekoja, kooli ja kutseandja vahel ei ole enam tarvis luua kutseeksamiga seotud mitut dokumendiaruandlust ega hallata taotlejaid ükshaaval. Paberi kasutaminegi on vähenenud – dokumente on võimalik täita, edastada ja hoiustada digitaalselt. Nii on kutse andmine ja aruandlus muutunud läbipaistvamaks ning inimlik eksimus peaaegu olematu. Kurotškina sõnul on e-haldussüsteem arusaadava ja loogilise ülesehitusega. 

Lihtne ja mugav

Uues keskkonnas on koolil Merle Truupõllu sõnul väga mugav märkida soovitud kutseeksami aegu eksamikalendrisse ja saada tagasisidet nende sobivuse kohta. Samal ajal on kutsekojal võimalik jälgida koolide ja kutseandjate koostööd eksamite planeerimisel. 

Et e-halduskeskkonnas eksam luua, peab olema täidetud neli eeldust. Esiteks peab õppekava olema Eesti hariduse infosüsteemis (EHIS) seotud kutsestandardiga, mis on vastava õppekava alus. Teiseks peab kutsestandardi juures olema viide kutseandjale, kellel kehtib kutseandja õigus. Kolmandaks: kutsestandardiga seotud õppekaval peavad olema EHIS-e andmetel lõpukursuse õppurid. Süsteem tuvastab selle, lähtudes õppekava nominaalajast. Neljanda tingimusena peab riik olema kehtestanud vastava kutseõppe tasemeõppe kutsetele ülemmääraga kutseeksami tasu. 

Kui need tingimused on täidetud, kinnitab halduskeskkond eksami vastavuse ning kool saab asuda eksami aega ja muid üksikasju paika sättima. 

Oluliselt lihtsamaks on läinud ka kutsetunnistuste esitamine registrisse kandmiseks. Kui seni pidid kutseandjad eksami järel iga kutsetunnistuse kutseregistrisse eraldi sisestama, siis nüüd genereeritakse kõikidele nimekirjas olevatele ja eksami positiivsele tulemusele sooritanud õppuritele kutsetunnistus automaatselt pärast kutseandja otsuse allkirjastamist, mis lõpetab eksami protsessi. 

Halduskeskkonna arendamise kavad  

Süsteem ei ole siiski lõplikult valmis. „Seda on vaja edasi arendada juba seetõttu, et muutuvad kutsestandardid, eksamite nõuded, õppekavad jne,“ selgitas Mälgand. Näiteks on kavas kutseeksamikulude hüvitamine kutseandjale automatiseerida. 

Valminud eksamihalduskeskkond on suurema taotluskeskkonna projekti esimene etapp. Uue arendusena on kavas luua e-taotluskeskkond ka töömaailma kutse taotlejatele.

Kavandatavas taotluskeskkonnas saaks toiminguid teha eksamile minna soovija ise. Mälgandi sõnul on selline võimalus eriti oluline reguleeritud kutsealadel töötajatele. Idee kohaselt peaks e-taotluskeskkonnas kutse taotlejale pärast sisselogimist ja kutse valimist näha olema kõik nõuded kutse taotlemiseks või taastõendamiseks ning tekkima võimalus oma taotlus koos vajalike materjalidega sinna salvestada. Seejärel saab kutseandja hakata taotlust menetlema ning taotlusvooru lõpuks kutsetunnistus väljastatakse. Mõistagi on tunnistuse omanikule kättesaadavad kõik temale väljastatud kutsetunnistused, ka need, mille kehtivusaeg on lõppenud või mille avaldamist ta pole seni lubanud.  

Mälgand tõdes, et tegemist ei ole siiski veel käegakatsutava lahendusega. E-taotluskeskkonna arendamine on mahukas töö, mille esimene etapp peab olema kutseandjate vajaduste väljaselgitamine ja analüüs. Ta oletas, et süsteemi prototüübi kirjutamisest kuni valmis lahenduseni võib kuluda 3–4 aastat.